Com o monitoramento e avaliação, visamos suportar nossos parceiros na execução de projetos, maximizando o impacto de cada projeto, coletando as lições aprendidas e práticas recomendadas, e minimizando o risco de fracasso.
O projeto é tido como bem-sucedido quando estiver alcançando ou ultrapassando o impacto planejado sem exceder os recursos alocados. O monitoramento, incluindo relatórios sistemáticos, é um requisito padrão para todos os nossos projetos independentemente de duração ou verba.
As seguintes ferramentas são aplicadas durante o monitoramento e avaliação de nossos projetos:
As visitas de campo são realizadas pelos nossos administradores de programas do Secretariado. A frequência delas depende da complexidade do projeto e de sua duração e tamanho financeiro, bem como da experiência que tivermos com o parceiro.
O objetivo das visitas de campo é obter uma impressão em primeira mão das realizações do projeto em relação ao plano original, bem como discutir com o parceiro o progresso feito e obstáculos adiante. O foco é em aprender práticas recomendadas, compartilhar experiências e encontrar soluções em conjunto. Como complemento às visitas de campo, interações regulares são realizadas com os parceiros do projeto a fim de discutir o progresso na implementação e obstáculos encontrados.
• Relatório de visita de campo: um relatório é preparado pelo administrador do programa após cada visita de monitoramento;
• Relatório de progresso semi-anual: um documento de 3 a 5 páginas enviado pelo parceiro ao Secretariado da WDF duas vezes por ano com foco na implementação de atividades, realizações principais, problemas ocorridos e soluções encontradas;
• Relatório de fluxo de caixa: relatórios de fluxo de caixa são enviados pelo parceiro ao Secretariado da WDF duas vezes por ano, detalhando as quantias recebidas, despesas até o momento e balança atual;
• Contas externas auditadas: requisita-se a todos os projetos que enviem contas auditadas anuais, realizadas por auditores externos e registrados, bem como contas auditadas finais para o projeto, realizadas por auditores externos e registrados;
• Relatório de conclusão do projeto: um relatório a ser enviado ao Secretariado da WDF após a conclusão do projeto, fornecendo uma análise da realização dos objetivos do projeto e de seu modelo, impacto e sustentabilidade. Este relatório permite que sejam identificadas as lições aprendidas, tanto positivas quanto negativas.